昆明医科大学实物档案管理办法
第一章 总则
第一条 为加强学校实物档案管理，有效保护和利用档案资源，充分发挥实物档案在学校建设发展中的作用，规范开展实物档案管理工作，特制定本办法。
第二条 本办法依据《中华人民共和国档案法》及其实施条例、《云南省档案条例》《昆明医科大学档案管理办法》《实物档案数字化规范》等有关法律法规及标准，结合学校实际制定。
第三条 本办法所称实物档案，是指学校在人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新和国际交流合作等活动中形成的能够反映学校发展历史面貌，对学校和社会具有保存和利用价值的特定有形物品及其配套的文字说明材料、扫描件或电子照片等；学校根据情况征集、征购的文物、文献、陈列品等及其配套的文字说明材料、扫描件或电子照片等。
第四条 学校对实物档案实行分级管理，原则上由档案馆集中统一保管。档案馆负责组织、监督和指导全校实物档案归档工作，并做好达到入馆级别实物档案的接收、保管、陈列和利用。实物档案的形成部门负责对实物档案进行收集、整理和归档，并做好未达到入馆级别及不便于移动或馆藏的实物档案的管理。任何单位和个人不得随意将实物档案损坏、私存或转送他人。
第二章 实物档案的归档
第五条 归档范围：
（一）印章类（SW11）
学校及各单位各部门在不同历史时期使用过的，由于机构变更、撤消、合并或老旧等原因，现已废止的印章，院、校长签名章等。
（二）荣誉类（SW12）
学校各单位各部门及师生获得的各类证书、奖状，荣誉册、光荣册，奖杯，奖章，奖牌、匾，锦旗等（省级及以上由学校档案馆保管，其他由各形成部门自行保管）。
（三）纪念品、礼品类（SW13）
校庆、校际交流、外事活动等重要社会交往活动中形成或获赠的纪念品、礼品等，如纪念杯、盘、章，纪念册，字画、题词、题字、票证，雕塑，花瓶等。
（四）文物、历史类（SW14）
1.经国家、省、市、区等认定过的文物，能够反映学校教学、科研等活动的有保存价值的报废仪器设备等。
2.反映记录学校发展历史轨迹、历史面貌的建筑、碑石、牌匾等。
3.学校历史上不同时期的各类票据、证件（包括但不限于毕业证、学位证、学生证、工作证）等。
4.与学校或学校重大事件有关的书信、文件、名录、宣传资料等。
5.学校历史上教师教学、科研等活动中产生的教案、讲义，教师代表性的著作、教材，名人日记、手稿、书信、印信等。
6.学校及合并院校不同历史时期的徽章、印信等。
7.其他与学校历史有关的有保存价值的各类实物。
（五）其他类（SW15）
其他与学校有关的有保存价值的各类实物。
第六条 归档方法：
（一）实物档案按件进行整理，一物一件，一件一号一条目。不同年度、不同类别的档案，分别从1开始编制流水件号。
（二）实物档案归档时，须附相应的文字说明材料及扫描件或电子照片等。如印章须附印章的启用文件、停用文件；文物、纪念品、礼品等须附其介绍、背景信息等文字说明。
（三）因实物档案载体的特殊性，除在文字说明材料上盖印归档章外，还须将盖有归档章的标签粘贴在实物档案不影响保管和展示的位置上进行归档。
（四）所有实物档案均须按类别编制目录，并按要求录入昆明医科大学档案管理系统，其文字说明材料及扫描件或电子照片等，不单独分件，作为实物档案的电子件一并归档。
第七条 归档时间：
实物档案归档时间按《昆明医科大学档案管理办法》执行，根据部门不同，原则上为每年5月底和11月底移交文书档案时同步归档；专项活动或专题征集的实物档案，项目结束后两个月内向学校档案馆移交归档。
第八条 归档要求：
（一）凡是学校及各单位各部门形成、获得、接受或者征集、征购的具有保存价值的各类实物档案均须收集齐全，整理归档。
（二）归档的实物档案应保持整洁，如有破损，可按照实物的特性进行修裱、清理等，但不能对其造成损伤。
（三）须做好实物档案的扫描件或电子照片配套归档工作。扫描件要齐全完整，格式为PDF、OFD、TIFF等，分辨率不低于200dpi；电子照片要端正清晰，格式为JPG、PNG、TIFF等，分辨率不低于300dpi。立体实物档案，须进行立体扫描或拍摄多角度照片。
第三章 实物档案的整理、保管和利用
第九条 实物档案按“年度-类型·部门-保管期限-件号”进行分类编号。类型包括印章类（SW11）、荣誉类（SW12）、纪念品、礼品类（SW13）、文物、历史类（SW14）及其他类（SW15）等。部门代码为三位阿拉伯数字，由档案馆编制；保管期限均为永久（Y）。
第十条 实物档案须专库或专柜陈列保管。库房或陈列室要定期进行检查、核对，保持整洁，做到防火、防潮、防尘、防鼠、防盗、防光、防虫、防水，确保实物档案完好无损。
第十一条 入库实物档案须按顺序进行排架，便于查找利用。入库但不能入柜入架的档案，需做好防护、标记工作。存放于陈列室（柜）的档案，需做到档案与标识一一对应，展陈美观，便于展示参观。
第十二条 未入库及在室内、外展陈的实物档案，管理单位应根据档案的特性采取相应保护措施，做好保管维护工作，履行定期检查制度，发现问题及时采取措施解决。
第十三条 实物档案相关数据备份按《昆明医科大学电子档案备份管理办法》执行。
第十四条 档案馆和各单位各部门须做好实物档案的宣传、利用工作，并积极开展实物档案库房、专题展室（厅）、陈列室等的对外开放工作。
第十五条 利用实物档案，须根据档案类别和使用权限办理相应的审批登记手续。各类实物档案，以扫描件、电子照片或到相应管理部门现场利用为主，原则上不外借。如展出需要或特殊情况确需外借时，按学校档案相关查借阅和保密制度执行。
第十六条 校内外任何单位或个人利用实物档案作展出、宣传及开发利用、编制衍生品等时，均须注明档案出处。
第四章 实物档案的移交与接收
第十七条 达到入馆级别的实物档案采用现场移交方式，同时形成部门须在昆明医科大学档案管理系统提交其配套的文字说明材料、扫描件或电子照片等信息，经档案馆审核接收后，按《昆明医科大学档案管理办法》办理移交手续。
第十八条 二级部门自存的实物档案，须在昆明医科大学档案管理系统中著录相应信息并妥善保管。
第五章 附 则
第十九条 本办法自公布之日起执行。
第二十条 本办法由档案馆负责解释。
