昆明医科大学声像档案管理办法（2022年修订）
第一章 总 则
第一条 为提高学校声像档案管理工作质量和水平，充分发挥声像档案在学校建设发展中的作用，规范开展声像档案管理工作，特制定本办法。
第二条 本办法依据《中华人民共和国档案法》《云南省档案条例》《云南省数码照片档案管理办法（试行）》及国家有关规范标准，结合学校实际制定。
第三条 本办法所称的声像档案是指学校在各种活动中形成的，以胶片、磁带、录像带、唱片、幻灯片等为载体的或以数码形式存储于磁盘、光盘、硬盘等依赖计算机等数字设备阅读、处理的，具有参考凭证作用和艺术价值的照片、音频和视频文件。包括非数码类声像档案和数码声像档案。
第四条 声像档案必须实行集中统一管理，确保其完整准确、系统安全，便于开发利用。声像档案的形成部门负责对声像档案进行收集、整理和归档；档案馆负责组织、监督和指导声像档案归档工作，并集中统一管理学校声像档案；现代教育技术中心负责为数码声像档案管理提供技术支持。
第二章 声像档案的归档
第五条 归档范围：
（一）学校领导出访、接待、参加重要会议等活动的声像材料。
（二）学校党代会、教代会、工代会、团代会及党政重大会议，包括开幕式、闭幕式、会议代表发言及会议的各个重要环节等的声像材料。
（三）校庆等重大活动的声像材料。
（四）学校组织的有重要意义的学术活动、学术会议和重点、大型的科研课题评审、鉴定会的声像材料。
（五）学校授予校外人员名誉职务的声像材料。
（六）中央、省、市及有关党政领导来校参加活动的声像材料。
（七）国、内外有影响的科学家、教授、专家及知名人士等来校访问、讲学等活动的声像材料。
（八）各级各类代表团、慰问团来校活动的声像材料。
（九）学生重要活动及会议，包括但不限于学代会、表彰会及其他重要社团活动的声像材料。
（十）开学典礼、毕业典礼的声像材料。
（十一）学生社会实践、社会调查、论文答辩、实习操作及有重要意义的生活、学习等的声像材料。
（十二）学生参加校级及以上各种竞赛活动的声像材料。
（十三）学校学术造诣较深的教授、专家的教学、科研活动的声像材料。
（十四）教师获教学成果奖励、科研项目成果奖等的声像材料。
（十五）能反映学校学术水平的各种科研成果及样品的声像材料。
（十六）与国（境）外院校或机构开展交流合作工作，包括但不限于来访接待、出国（境）访问交流、协议签署、举办或参加国际会议、名誉学衔授予及援外医疗工作等的声像材料。
（十七）外籍师生及工作人员在校学习、工作及生活的声像材料。
（十八）反映学校风貌和基本建设的声像材料。
（十九）重大建设项目开工、奠基、落成典礼和建造前旧址、正在建造中和工程完成后建筑物的声像材料。
（二十）学校运动会开幕式、闭幕式、破纪录场面等的声像材料。
（二十一）学校运动队参加国内外运动会竞赛、合影、获奖等的声像材料。
（二十二）全校性文艺汇演、比赛、表演等的声像材料。
（二十三）参加市级以上文艺演出、兄弟院校来访表演、比赛等的声像材料。
（二十四）共产党及各民主党派重大活动的声像材料。
（二十五）校友、校友会举行重要活动的声像材料。
（二十六）学校领导、副高职称及副处级别以上人员在任职期间的工作照、标准照。
（二十七）厅级及以上劳动模范的工作照、获奖证书和奖章照等声像材料。
（二十八）各类学生毕业照。
（二十九）烈士照片。
（三十）学校各单位各部门在各类重要活动中形成的其他声像材料。
第六条 归档方法：
数码声像档案实行单套制归档，即使用“昆明医科大学声像档案管理系统”软件归档；非数码类声像档案，即以胶片、磁带、录像带、唱片、幻灯片等为载体的声像档案实行双套制归档，除照片、底板、录音带、录像带、唱片、幻灯片等实体编号归档外，通过扫描、转换等方式同期在“昆明医科大学数码声像档案管理系统”软件中归档此类档案的数码文件。
第七条 归档时间：
数码声像档案在公务活动结束后随办随归；非数码类声像档案产生一件，发现一件，编号一件，扫描、转换一件，办完即归。
第八条 归档要求：
（一）归档的声像档案，须主题鲜明、内容真实。照片档案须影像清晰，反映同一场景的一般只归档一张；音、视频档案须保证清晰可读、连贯完整；
（二）归档的声像档案，须详细著录题名、年度、归档部门、主要被拍摄人物、拍摄时间、拍摄地点、拍摄人、张数、档号等基础信息，重大活动和事件必要时进行备注说明；
（三）归档的数码声像档案应为数字成像设备直接形成，除调整亮度、对比度、饱和度等处理外，不能做添加、合成、挖补、剪裁等修改；
（四）数码照片归档格式应为BMP/JPEG/PNG/TIFF/GIF，数码音频归档格式应为WAV/MP3/WMA，数码视频归档格式应为AVI/MPG/RM/RMVB/WMV/MP4/FLV/MKV；
（五）非数码类声像档案实体要完整、清晰，对有破损、脱磁、掉磁、残缺的实体要进行修复、补救并通过扫描等技术全部转换为数码文件，双套制归档。
第三章 声像档案的整理、存储和利用
第九条 数码声像档案按“年度-类型·部门-保管期限”进行分类编号。类型包括数码照片档案（SX1）、数码音频档案（SX2）、数码视频档案（SX3）；部门代码为三位阿拉伯数字，由档案馆编制；保管期限均为永久（Y）。
第十条 非数码类声像档案按“年度-载体-保管期限”进行分类编号，存放于档案馆并做必要的防磁保护。
第十一条 数码声像档案数据备份按《昆明医科大学电子档案备份管理办法》执行。
第十二条 查借阅声像档案，应遵守学校档案利用和保密制度。
第四章 声像档案的移交与接收
第十三条 数码声像档案采用在线实时移交方式，非数码类声像档案采用现场移交方式。
第十四条 归档部门著录声像档案归档信息，经档案馆审查合格后接收归档。移交手续按《昆明医科大学档案管理办法》（2022年修订）执行。
第五章 附 则
第十五条 本办法自公布之日起执行，原《昆明医科大学声像档案管理办法（2017年修订）》（昆医大〔2017〕126号）同时废止。
第十六条 本办法由党委办公室、校长办公室及档案馆负责解释。
