昆明医科大学电子档案备份管理办法（2022年修订）
第一章 总 则
第一条 为有效应对各类突发事件和自然灾害，确保电子档案完整与安全，根据《云南省档案局关于印发云南省电子档案集中备份管理办法的通知》（云档发〔2017〕31号）要求，结合我校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称电子档案，是指传统载体档案数字副本、各类业务系统形成并归档的电子档案以及数字档案馆（室）管理系统产生的管理数据等。备份数据包括档案案卷级目录、文件级目录以及对应的原文文件、音视频文件、照片文件等。以上电子数据均为非涉密档案。
第三条 为保证电子档案数据的安全，除本地备份外，同时采用异质异地方式备份。
第二章 本地备份的管理
第四条 本地备份采用两套制备份。一套由学校现代教育技术中心备份，存储于学校中心机房的备份系统；一套由档案馆备份，备份采用裸硬盘、数据磁带、光盘等离线介质，保存于学校档案库房。两部门均对备份数据负有安全保密责任。
第五条 本地备份原则上每学期进行一次，且每次备份均有完整的工作记录。
第三章 异地备份的管理
第六条 备份的电子档案数据异质异地存放于云南省重要档案和电子档案异地备份库（以下简称备份库）。备份库采用委托保管模式。
第七条 首次备份时，学校根据要求向云南省教育厅报备，同时向云南省档案局提出申请，经同意后实施。后续增量备份原则上每年一次。
第八条 使用裸硬盘、数据磁带、光盘等离线介质备份数据。备份介质封箱后，粘贴加盖学校公章的密封标签后送备份库。
第九条 为保证备份介质运送过程的安全可控，每次运送需安排至少两名档案工作人员和一名安保人员负责，全程监管，确保备份数据及介质安全。
第十条 备份介质的移交过程和收回过程严格按照《云南省电子档案集中备份管理办法（暂行）》执行。备份介质在备份库的保管箱钥匙由学校和备份库工作人员当面签字密封后存放在备份库保管。
第十一条 档案馆按照不同存储介质的技术要求，定期对备份介质进行更新和数据迁移。原则上每年到备份库对所备份数据、介质进行检测、维护，发现问题，及时处理，确保数据完整可用。
第十二条 档案馆建立电子档案备份介质移交清册和收回清册。每次移交和收回工作结束后，由工作人员完整填写清册内容，保证备份介质移交和收回工作有据可查。移交清册内容包含移交时间、移交内容、移交介质及数量、移交数据量大小、移交人（两名）、审核领导等；收回清册内容包含收回时间、收回内容、收回介质及数量、收回数据量大小、收回人（两名）、审核领导、处理方式等。
第十三条 每年替换下的介质如数收回，收回备份介质直接销毁。
第四章 附 则
第十四条 本办法自公布之日起执行，原《昆明医科大学电子档案备份管理办法》（昆医大〔2018〕112号）同时废止。
第十五条 本办法由党委办公室、校长办公室及档案馆负责解释。
