昆明医科大学档案管理办法（2022年修订）
第一章 总 则
第一条 为提高学校档案工作管理水平，有效保护和利用档案，充分发挥档案存史资政育人作用，推进学校档案工作高质量发展，根据《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》及《云南省档案条例》等法律法规，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称档案，是指学校在人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新和国际交流合作等活动中形成的对师生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同载体形式的历史记录。
第三条 昆明医科大学档案工作实行统一领导，分级管理。为确保档案齐全完整、系统安全、便于开发利用，档案实行分级集中统一保管。
第四条 档案工作是学校工作的重要组成部分，是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志。学校各部门在档案工作中应做到“三纳入”“四同步”，即：将档案工作纳入日常工作计划和长远工作规划，纳入考核管理机制，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，同步落实布置、检查、总结、验收档案工作。
第二章 领导体制和机构设置
第五条 学校档案工作在学校党委统一领导下由一名校领导分管，同时接受上级档案行政管理部门的指导、监督和检查。
第六条 学校设立档案工作委员会。档案工作委员会主任由分管档案工作的校领导担任，委员由部分部、处、学院负责人担任。档案工作委员会的主要职责是宏观指导、统筹协调学校档案工作，审议档案工作规章制度、发展规划及其他档案管理重要事项，研究处理档案工作中的违纪违法事项。
第七条 学校档案馆既是学校档案工作委员会的执行机构和档案工作管理部门，又是永久保存本校档案并提供利用和服务的部门。
第八条 档案馆的基本职能：
（一）宣传贯彻执行国家和地方档案法律法规和政策，贯彻执行上级主管部门下达的指令，拟定全校档案工作规划方案；
（二）建立健全学校档案工作规章制度和业务规范，并负责对归档部门档案业务指导、监督和检查；
（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、保管、统计学校各类档案及有关资料；
（四）负责编制检索工具，开发档案信息资源；
（五）做好档案信息化建设，推动数字档案馆建设与发展；
（六）开展档案开放和利用工作；
（七）负责对全校专（兼）职档案员开展业务技能培训；
（八）开展档案宣传工作，发挥档案文化教育功能；
（九）开展档案学术研究和交流活动；
（十）完成学校交办的其他工作任务。
第九条 在各单位各部门设立分档案室进行二级管理，分档案室负责保管各单位短期（10年以下）的档案材料。分档案室的日常业务工作由档案馆进行指导和监督，定期向档案馆报送单位档案工作季报表，定期向档案馆移交由学校永久和长期（30年以上）保存的档案。在各单位各部门系、科、室设立档案工作点进行三级管理，配合完成本单位相关档案工作，档案工作点的日常业务由分档案室指导和监督。
第十条 各级档案管理机构应建立本单位档案管理规章制度，配备相应的专（兼）职档案员，具体负责本单位档案材料的收集、整理、保管、移交和利用等工作，并接收上级部门的业务指导和督促检查。
第三章 岗位职责
第十一条 分管档案工作的校领导职责：
（一）加强对学校档案工作的领导，把档案工作纳入学校整体发展规划，列入学校议事日程，督促各单位各部门按规章制度的要求做好本单位档案工作；
（二）关心学校档案事业建设与发展，定期听取档案馆工作汇报，及时研究、解决档案工作中的重要事项及重大问题，为档案工作创造良好条件；
（三）审批档案材料销毁报告。
第十二条 档案馆馆长职责：
（一）主持档案馆工作；
（二）组织制定学校档案工作规章制度和发展规划；
（三）组建、调整学校档案工作网络，协调档案管理各环节；
（四）组织完成学校档案业务工作，推进学校档案信息化、数字化建设；
（五）加强与上级主管部门工作联系，开展同行间业务交流；
（六）合理分工，组织全馆人员完成学校交办的各项工作任务。
第十三条 各单位各部门分管档案工作的领导职责：
（一）领导、督促本单位教职员工执行学校档案工作规章制度，审查落实本单位档案管理规定，把档案工作纳入本单位议事日程和有关人员的职责范围；
（二）创造本单位设施设备、人员配备等档案工作条件，并切实帮助专（兼）职档案人员解决工作中存在的实际困难；
（三）检查本单位档案材料的形成、收集、整理、立卷和移交工作，保证案卷质量和档案材料的齐全完整和随办随归；
（四）负责本单位档案材料的安全和保密工作。
第十四条 档案馆工作人员职责：
（一）宣传贯彻执行党和国家有关档案工作的法律法规和方针政策；
（二）指导、监督和检查各单位各部门档案材料收集、整理、立卷、归档工作，做好档案接收、鉴定和统计工作，把好进馆档案质量关；
（三）积极开展档案利用服务和档案编研工作；
（四）做好档案库房防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防磁、防高温和防强光等工作及涉密档案管理，确保档案材料及信息的安全完整；
（五）积极参加档案学术研究和交流活动；
（六）完成馆长交办的其他工作。
第十五条 各单位各部门专（兼）职档案员职责：
（一）贯彻执行各级档案规章制度，遵守纪律，钻研业务，按时参加学校组织的档案业务培训，自觉提高专业素养；
（二）负责本单位档案材料的收集、整理、立卷、保管和移交等工作；
（三）做好档案随办随归，按时报送本单位档案工作季报表等相关材料；
（四）对按规定不向档案馆移交的档案材料，按本单位档案管理制度安全保管，并积极提供利用服务；
（五）岗位变动时，做好业务交接工作。
第十六条 材料形成人的职责：
收集业务工作中办理完毕的各类档案材料，及时移交本单位专（兼）职档案员进行归档处理。
第四章 档案的立卷、归档、移交和接收
第十七条 学校实行文件材料形成部门立卷制度，即各单位各部门为档案立卷人，立卷时应遵循档案材料的自然形成规律，保持材料间的有机联系，并按相关规定按时向档案馆移交。
第十八条 个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各类载体形式的档案材料，须按规定向档案馆移交，进行集中管理，任何人不得拒绝归档或者据为己有。个人在非职务活动中形成的档案材料，档案馆可通过征集、代管、捐赠等多种形式进行收集。
第十九条 学校对重大科研成果和基本建设工程等进行鉴定、验收时，必须有专（兼）职档案人员参加。相关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件材料进行审查，签署意见。对于文件材料不完整、不准确、不系统的项目，不予验收，不予上报成果。
第二十条 档案材料的保管期限划分为永久、长期和短期三种：
（一）凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对学校、社会和历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；
（二）凡是反映学校一般活动，对学校和社会有长期查考利用价值的，列为长期保管，保管期限为30年；
（三）凡是短期内对学校工作有查考价值的，列为短期保管，保管期限为10年。
第二十一条 昆明医科大学档案分为党群、行政、教学、科研、基建、外事、仪器设备、出版、声像、财会、实物和人物十二大类。
第二十二条 归档的档案材料应齐全完整，质地优良，格式规范，书绘工整，声像清晰，著录准确，归档材料实体与电子档案成套，符合有关规范要求。
第二十三条 归档时间和移交手续：
（一）按年度归档的各党政职能部门、直属单位、继续教育学院等，于次年5月底前向档案馆移交档案；
（二）按学年度归档的各教学单位，于次学年度11月底前向档案馆移交档案；
（三）科研、基建等部门，于项目验收后两个月内向档案馆移交档案；
（四）会计档案在会计年度终了后由财会部门保管一年，期满后的次年5月底前向档案馆移交；
（五）各单位收集到的人物类档案可即时向档案馆移交；
（六）列入档案馆接收范围的单位撤销或合并，其档案应在撤销或合并后3个月内向档案馆移交；
（七）新成立的单位，应在成立的第二年（学年）开始向档案馆移交档案；
（八）临时专项工作由临时机构在工作完成后3个月内向档案馆移交档案；
（九）各单位各部门向档案馆移交档案时，须填写备考表及移交清单，由交接双方签字并加盖单位印章。
第五章 档案的保管、销毁与利用
第二十四条 档案库房由专人负责管理，须配置适宜各类档案保存的设施设备。涉密档案应设专门库房，专人专管。
第二十五条 各级档案保管单位要对档案材料进行科学分类、编号和排列。切实做好档案保密和保护工作，及时消除各种安全隐患，发现问题及时处理，确保档案材料安全。
第二十六条 档案馆应会同有关单位对保管期限已满的档案进行鉴定，提出销毁或延长保管期限的意见。要销毁的档案材料须登记造册，报分管校领导批准后，方可销毁。销毁档案时必须有两人监销，批准人和监销人应在销毁清册上签字。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。各类档案收进、移出、利用和销毁情况应进行统计和分析，按照有关规定，将结果报送上级主管部门。
第二十七条 对已归档的文件材料，未经许可和办理相应手续，不得擅自涂改、撤换。
第二十八条 各级档案保管单位要按国家有关法律法规和学校规章制度开展档案信息利用和咨询服务,提供开放档案目录、索引和档案指南等检索工具,充分开发利用档案信息资源。
第六章 考核、奖励与处罚
第二十九条 学校档案工作执行季度检查-年度考核制。按照《昆明医科大学档案管理工作考核指标体系》和学校相关考核规定进行考核评比。
第三十条 在档案工作中做出下列贡献的单位或个人，由档案馆报请档案工作委员会讨论后，由学校给予表彰与奖励：
（一）对档案收集、整理、提供利用做出显著成绩的；
（二）对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；
（三）对档案学、档案史料应用研究做出重要贡献的；
（四）将重要的或珍贵的档案、文献文物捐赠给学校的；
（五）同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。
第三十一条 有下列行为之一的，应按照有关法律法规，由档案馆提出申请，经档案工作委员会研究，报学校处理；构成犯罪的，移交司法部门处理：
（一）损毁、丢失属于学校所有的档案的；
（二）擅自提供、抄录、复制、公布属于学校所有的档案的；
（三）买卖或者非法转让属于学校所有的档案的；
（四）篡改、损毁、伪造档案或者擅自销毁档案的；
（五）将档案出卖、赠送给外国人或者外国组织的；
（六）不按规定归档或者不按期移交档案，被责令改正而拒不改正的；
（七）不按规定开放、提供利用档案的；
（八）明知存在档案安全隐患而不采取补救措施，造成档案损毁、灭失，或者存在档案安全隐患被责令限期整改而逾期未整改的；
（九）发生档案安全事故后，不采取抢救措施或者隐瞒不报、拒绝调查的；
（十）档案工作人员玩忽职守，造成档案损毁、灭失的。
第七章 附 则
第三十二条 本办法自公布之日起执行，原《昆明医科大学档案管理办法》（昆医大〔2013〕165号）同时废止。以前发布的相关办法中与本办法不一致的，按照本办法规定执行。
第三十三条 本办法由党委办公室、校长办公室及档案馆负责解释。
